Автоматизация закупок: этапы внедрения

Закупки в организациях требуют много сил со стороны менеджеров. Им нужно постоянно мониторить рынок новинок, знать об изменениях цен, уметь оперативно находить необходимые позиции и организовывать бесперебойную доставку. Автоматизация закупок поможет оптимизировать данные процессы, что гарантирует получение максимальной прибыли от предпринимательской деятельности.

Управление закупками: цели и задачи

Главная цель управления закупками – это приобретение качественных товаров, по той цене, которая устраивает организацию. Также автоматизация заказов помогает:

• снизить траты;
• удовлетворить потребности компании;
• предотвратить коррупцию.

Для достижения этих целей нужно решить несколько задач:

• укрепить самостоятельность организации;
• наладить четкую схему формирования заказов;
• контролировать закупки и целевое использование средств, выделенных на них.

Как внедрить автоматизацию закупок?

Внедрение автоматизации закупок в компанию включает в себя несколько основных этапов:

1. Выявление основной цели. Важно определиться, какие задачи будет решать автоматизация. Например, уменьшение срока выполнения закупок.
2. Анализ ситуации. Чаще всего менеджер не осознает, как выстраиваются закупки, поэтому не может сделать их максимально эффективными. Проанализировав ситуацию, проще отыскать ошибки и устранить их. Для этого нужно детально описать все торгово-денежные процессы. Также стоит дополнительно провести инвентаризацию оборудования, которое есть в распоряжении организации.
3. Разработка модели управления закупками. На этом этапе нужно задействовать всех сотрудников, участвующих в процессе, с указанием зон, за которые они будут нести ответственность.
4. Подбор инструмента для оптимизации бизнес-процессов. Важно, чтобы он полностью соответствовал основной цели. Это могут быть SRM, ЭТП или собственные инструменты организации.
5. Знакомство с инструментом и его проверка. Необходимо подробно изучить его возможности и нюансы внедрения. Введите инструменты в работу и проверьте на одном из проектов, так проще оценить их потенциал.
6. Подсчет трат. Необходимо включить все пункты, в том числе техническую поддержку, консультирование, обучение сотрудников, лицензию.
7. Внедрение. После начала работы с выбранным решением, важно отслеживать статистику, чтобы получить полную картину о торговом процессе. Это облегчает поиск новых возможностей и совершенствует закупки.

Для оптимизации торговых процессов важно иметь грамотную электронную поддержку. Специальное программное обеспечение поможет рассчитать частоту выполнения закупок и их объемы. Также оно позволит спрогнозировать возможный спрос при сбое поставок. Автоматизируя закупки, организация сможет правильно и равномерно распределить остатки на складе и сократить расходы на содержание помещений.